Psychische Gefährdungsbeurteilung mit OurSurvy

Arbeitsplatzanalyse & -optimierung

Psychische Gefährdungsbeurteilung mit OurSurvy

21. Dezember 2020 Allgemein 0
Psychische Gefährdungsbeurteilung

Eine psychische Gefährdungsbeurteilung, oder auch Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung genannt, stellt jeden dafür Verantwortlichen vor eine große Herausforderung und Verantwortung. Mit fehlendem Fachwissen sowie Personal- und Zeitmangel sind nur wenige Punkte genannt. Dabei lassen sich nicht nur gesetzliche Vorgaben erfüllen, sondern vielmehr auch ungenutzte Potenziale ausschöpfen. In Zeiten von Fachkräftemangel, steigenden Ausfalltagen und damit verbundenen Kosten, ist es höchste Zeit ein System in den Arbeitsalltag zu integrieren, welches einfach zu bedienen, auf dem aktuellen Stand der Technik ist und das Unternehmen kontinuierlich darin unterstützt vorhandene Potenziale auszuschöpfen.

Wie soll das alles funktionieren? Diese Frage möchten wir Ihnen auf dieser Seite ausführlich beantworten.

Es gibt verschiedene Vorgehensweisen, um eine psychische Gefährdungsbeurteilung durchzuführen. Hierzu gehören Beobachtungsinterviews, Workshops und Mitarbeitendenbefragungen. Workshops und Beobachtungsinterviews fordern im Arbeitsalltag nicht nur einen hohen Zeitaufwand, sondern bedürfen oftmals einer externen fachlichen Unterstützung.

Mitarbeitendenbefragungen hingegen ermöglichen es allen Mitarbeitenden eine anonyme Einschätzung des Arbeitsplatzes abzugeben – das Unternehmen profitiert, indem Belastungsfaktoren und Ressourcen identifiziert werden. Doch zwischen einer machbaren und gelungenen Integration von Mitarbeitendenbefragungen in den Unternehmensalltag herrschen Unterschiede.

Viele Unternehmen führen diese noch in Papierform durch. Dies ist aber weder zeitgemäß noch bietet die Papierform ausreichend Anonymität, da Papierfragebögen ausgeteilt und wieder eingesammelt werden müssen. Unter Umständen ist sogar die Handschrift eines Mitarbeitenden bekannt. Dass die Auswertung von Papierfragebögen mehr als umständlich ist, ist offensichtlich.

Außerdem sollte eine Mitarbeitendenbefragungen so attraktiv und ressourcenschonend gestaltet sein, dass sie mehrfach durchgeführt werden kann – denn ein Unternehmen lebt! Es unterliegt Veränderungen und dynamischen Prozessen, welche nicht mechanisch ablaufen, sondern Hand in Hand mit jedem einzelnen Mitarbeitenden des Unternehmens.

Digital muss es sein

Alltagstauglich sind somit nur digitale Lösungen. Idealerweise in einer Form in der die Teilnahme zeit- und ortsunabhängig ist, man sich keine Benutzernamen / Passwort – Kombinationen merken muss und auch keine individuellen Links erstellt und abgespeichert werden müssen.

Es ist erst 13 Jahre her, dass Apple das erste Smartphone der Welt vorgestellt hat. Heute ist es kaum aus dem Alltag wegzudenken. Auch, wenn es einen Unterschied bei der Smartphone-Nutzung zwischen der jüngsten und der ältesten Generation gibt. Eins steht fest: Die Tendenz ist steigend.

Das Smartphone und seine unendlichen Möglichkeiten

Apps sind in aller Munde und sie bieten auch hier alle Vorteil die nötig sind, um eine Mitarbeitendenbefragungen sinnvoll in den Arbeitsalltag zu integrieren. Das Smartphone ist fast immer zur Hand, ist somit orts- und zeitunabhängig. Benutzername und Passwort sind bei den wenigsten Apps wirklich nötig. Und auch das Aufrufen des Browsers fällt weg, da mit einer Fingerberührung die App startet.

Eine App als alltagstaugliche Mitarbeitendenbefragungen ist somit die modernste, einfachste und schnellste Lösung um eine Psychische Gefährdungsbeurteilung zu unterstützen. Gepaart mit einer einfachen Website und intelligenten Algorithmen erlaubt es diese Kombination eine Mitarbeitendenbefragungen innerhalb eines Tages zu erstellen, durchzuführen und auszuwerten. Exakt hier setzt das OurSurvy-System an.

Durch modulare Inhalte einfach zum Ziel

Auf der Website können verschiedene Befragungsmodule ausgewählt werden. Jedes Modul beinhaltet unterschiedliche Fragen zu einem Themengebiet. Die Module Arbeitsaufgabe und Arbeitsinhalt beschäftigen sich mit den Fragen, ob Mitarbeitende genügend Handlungsspielraum bei Tätigkeiten besitzen oder ob die Aufgaben, welche zu erledigen sind, den Qualifikationen entsprechen. Sollte dies nicht der Fall sein kann dies die Zufriedenheit und somit die Produktivität des Mitarbeitenden massiv einschränken, was wiederum in sinkenden Umsatzzahlen resultiert.

Um die gesetzlichen Auflagen ausreichend zu erfüllen ist es ratsam alle Module, welche auf Basis der Leitlinie der Gemeinsamen Deutschen Arbeitsschutzstrategie entworfen wurden, auszuwählen. Dies sind neben den bereits genannten Modulen Arbeitsaufgabe und Arbeitsinhalt die Module ArbeitsorganisationSoziale Beziehungen und Arbeitsumgebung. Natürlich müssen Sie sich das nicht merken. Beim Erstellen der Befragung wird Ihnen gezeigt, welche Module sie benötigen.

Darüber hinaus bietet das OurSurvy-System zwei weitere Module an. Die Arbeitszufriedenheit sowie Balance und Energie geben unter anderem Aufschluss darüber mit welchen Aspekten der Arbeit die Mitarbeitenden besonders zufrieden sind, inwiefern Überlastungen vorliegen und ob aktuelle Wechselabsichten bestehen. Diese Aspekte helfen Ihnen Ansatzpunkte zu finden, um die Mitarbeitendenbindung im Sinne von Unternehmen und Mitarbeitende zu unterstützen.

Eine Befragung kann innerhalb weniger Minuten und Schritte erstellt werden.

Mit individuellen Fragen ideal an Ihre Bedürfnisse angepasst

Weitere Angaben sind die Anzahl Mitarbeitende sowie ein Befragungszeitraum. Optional sind ganz individuelle Fragen, welche den Mitarbeitenden gestellt werden können. Zum Beispiel wie das letzte Event ankam oder welches als Nächstes stattfinden soll.

Nachdem eine Befragung erstellt wurde generiert das OurSurvy-System einen Befragungscode, oft auch Teilnahmecode genannt. Diesen Code dürfen Mitarbeitende beim Starten der App eingeben. Alternativ gibt es die Möglichkeit über den Browser teilzunehmen.

Datenschutz und Sicherheit hat oberste Priorität

Die OurSurvy-App führt den Mitarbeitenden durch die Befragung. Zu keinem Zeitpunkt bei der Nutzung wird der Mitarbeitende nach einem Namen, Adressen, E-Mail-Konten oder ähnlichen gefragt. Des Weiteren kann jede Frage neutral beantwortet werden. Beantwortete Fragen werden verschlüsselt auf den OurSurvy-Server geladen. Für die Verschlüsselung wählen wir aktuelle Techniken wie SSL bzw. TLS, AES256 und RSA4096. Diese Kombination aus „Nur-notwendigen-Daten“ und Verschlüsselungstechniken ist für uns absoluter Muss; ein Standard, welchen wir als Privacy-By-Design bzw. Privacy-By-Default verstehen.

Während der Befragung lässt sich der aktuelle Stand im Dashboard direkt einsehen. Die Antworten auf die Frage Wie viele Mitarbeiter haben bereits teilgenommen? finden Sie direkt hier.

Sofort-Auswertung einsehen und herunterladen

Direkt im Anschluss an die Befragung gibt es zwei Möglichkeiten, um die Ergebnisse einzusehen. Unter anderem bietet die Online-Auswertung die Möglichkeit alle Antworten grafisch auswerten zu lassen. Die Dokumentation der Befragung in Form einer PDF ist ein weiterer Punkt bei der vollständigen Durchführung einer Psychischen Gefährdungsbeurteilung. In der PDF finden Sie eine Dokumentationshilfe. Hier dürfen Sie festlegen, inwiefern Sie es für notwendig halten für verschiedene Module Maßnahmen einzuführen. Vorschläge für Maßnahmen sind direkt hinterlegt, damit Sie eine Vorstellung davon bekommen wie Sie unterschiedliche Situationen meistern können.

Bis zu diesem Punkt unterstützt das OurSurvy-System vollständig und vollautomatisch. Nur eine Befragung durchzuführen ändert natürlich nichts an der Zufriedenheit und Produktivität der Mitarbeitenden. Hier kommen Sie wieder ins Spiel.

Change-Management und Nachhaltigkeit

„Die einzige Konstante im Leben ist die Veränderung“ wusste schon der griechische Philosoph Heraklit im Jahr 500 v. Chr. Was damals galt, gilt in unserer schnelllebigen Welt umso mehr.

Das OurSurvy-System bietet eine umfangreiche Basis für Veränderungsprozesse in Unternehmen. Sie erhalten schnell Auskunft über den Ist-Zustand und können so entsprechend Maßnahmen einführen. Produktivitäts- und Zufriedenheitssteigerung sind die Folge. Das reduziert nicht nur Kosten, sondern erhöht gleichzeitig auch Umsatz und somit Gewinn. Gesunde und zufriedene Mitarbeitende bleiben nicht nur länger im Unternehmen: Sie unterstützen damit auch direkt die Gesellschaft und entlasten das Gesundheitssystem. Denn Mitarbeitende sind nicht nur Mitarbeitende. Sie sind Vater, Mutter, Tochter oder Sohn. Sie sind Menschen.